对于出口企业而言，及时准确地完成出口退税申报是获取政策红利、保障资金周转的关键环节。申报过程需向主管税务机关提交一系列法定资料，资料的齐全性与合规性直接关系到退税审核的进度与结果。
一、核心单证资料
这部分资料是证明出口交易真实发生、货物确已离境的核心依据。
- 出口货物报关单：需提供海关已验讫并加盖验讫章的出口货物报关单（出口退税专用联），或通过电子口岸下载打印的报关单信息。
- 出口销售发票：由企业开具的出口商品专用发票，其内容需与报关单、合同等信息保持一致。
- 增值税专用发票：采购出口货物时从供货方取得的增值税专用发票（抵扣联）或其电子信息。这是计算应退税额的重要凭证。
- 运输单据：证明货物已离境的凭证，如海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据等。实行免抵退税办法的货物，若为国内运输，则无需提供。
二、企业内部及财务资料
这些资料用以展示企业自身经营合规性及业务链条的完整性。
企业内部文件
- 与外商签订的出口销售合同或协议。
- 企业委托其他单位报关的，需提供《代理出口货物证明》及代理协议。
财务会计相关
- 记录出口销售明细的《出口货物销售明细账》。
- 对应出口业务的收汇凭证（如银行结汇水单），用于备案。若遇特殊情况无法收汇，需按政策规定准备相关证明资料。
三、其他补充及特定情形资料
根据不同业务类型或税务机关的要求，可能还需补充以下资料。
- 属于消费税应税货物的，需提供《消费税专用缴款书》。
- 首次申报退税或申报材料有重大变化的，可能被要求提供购货合同、运输单据等原始凭证备案。
- 采用电子化方式申报的地区，需确保以上资料的电子信息准确无误地上传至退税申报系统。
税务机关对退税资料的审核极为严谨，任何信息不一致、单证缺失或形式不符都可能导致审批延迟甚至退税失败。企业务必确保所有资料内容真实、逻辑清晰、签章齐全，并按规定的顺序装订成册。
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