外贸公司办理出口退税业务时，会计处理是其财务工作的核心环节。会计分录准确反映了退税全过程中的资金流动和税务关系。处理流程主要分为采购、出口销售、申报退税及收到退税款几个阶段，其核心是“应交税费—应交增值税”科目的运用。
一、采购出口商品阶段
外贸公司向国内供应商采购用于出口的商品，取得增值税专用发票。此时，采购商品的进项税额可以进行抵扣。
- 借：库存商品（商品不含税价）
- 借：应交税费—应交增值税（进项税额）（发票上注明的税额）
- 贷：应付账款/银行存款（价税合计总额）
这一步将可抵扣的进项税额确认为一项资产。
二、确认出口销售收入阶段
商品报关出口后，企业需确认销售收入。根据增值税规定，出口销售适用零税率，不计算销项税额。
- 借：应收账款（外币金额折合人民币）
- 贷：主营业务收入（出口销售收入）
同时，结转已出口商品的销售成本。
- 借：主营业务成本
- 贷：库存商品
三、申报出口退税阶段
此阶段是关键，涉及对采购环节进项税额的转出与退税申请。根据“免、抵、退”办法中适用于外贸公司的“免、退”办法，将采购环节的进项税额区分为两部分。第一部分是按征退税率之差计算的“不得免征和抵扣税额”，需计入成本；第二部分是实际可退的税额。
首先，计算并结转不得免征和抵扣的税额。
- 借：主营业务成本
- 贷：应交税费—应交增值税（进项税额转出）
其次，根据税法计算出的应退税额，将其从进项税额中转出，转入专门的应收退税款科目。
- 借：应收出口退税款（或：其他应收款—出口退税）
- 贷：应交税费—应交增值税（出口退税）
经过此步骤，“应交税费—应交增值税”科目中与这批出口货物相关的进项税额被清空，可退税款转化为一项明确的债权。
四、实际收到出口退税款阶段
税务机关审核批准后，将退税款支付给企业。
- 借：银行存款
- 贷：应收出口退税款（或：其他应收款—出口退税）
至此，整个出口退税的会计循环完成。
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