出口退税是国际贸易中的重要环节。企业向税务机关申报退还出口货物在国内已缴纳的增值税和消费税。这个流程要求企业提交一套完整、准确、合法的单据。单据是办理出口退税的核心依据，直接关系到退税申请的成败与时效。
核心单据：报关与收汇凭证
出口货物报关单是基础。它由海关签发，证明货物实际离境。报关单上需有海关验讫的签章。企业应确保报关单上的品名、数量、金额等信息与后续发票完全一致。
出口销售发票是交易证明。由出口企业开具，通常使用增值税普通发票或专用发票。发票内容必须与报关单及实际交易相符。
结汇水单或收汇通知书是收汇证明。它由银行出具，证实外汇货款已入境并进入待核查账户。对于跨境人民币结算，需提供相应的收款凭证。国家外汇管理局对收汇有明确的管理规定。
采购与纳税环节的单据
采购环节的单据用以证明进项税款。增值税专用发票至关重要，它记载了采购货物时支付的进项税额。发票必须通过税务系统认证。
海关进口增值税专用缴款书在某些情况下需要。如果企业使用进口料件加工后复出口，这份单据是抵扣和退税的依据。
税收缴款书或完税证明用以证明已纳税款。部分特定货物或情形下，税务机关可能要求提供。
其他必备与辅助单据
出口退税申报系统生成的明细表是格式化文件。企业需登录电子税务局，录入相关数据后生成并打印。
运输单据如海运提单、空运运单可辅助证明货物所有权转移和离境。尽管不是每次申报都必须，但建议妥善保管以备核查。
委托报关协议适用于委托报关的情况。若企业委托报关行报关，需提供此协议以明确责任关系。
合同与信用证是交易背景的支持文件。它们能够佐证业务的真实性与合理性，在税务核查时起到重要作用。
单证备案是长期要求。根据规定，企业需将全套单证留存备查，保管期限通常为五年以上。
单据的完整性与准确性是生命线。任何信息矛盾、缺失或不合规都可能导致退税延迟甚至失败。不同地区、不同贸易方式、不同产品类别的具体要求可能存在细微差异。企业需密切关注主管税务机关的最新通知。
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