出口企业寻求专业机构办理退税事宜时，一份权责清晰、条款完备的代理服务合同是保障双方权益、规避合作风险的基石。合同的签订需审慎考量多个核心环节。
明确签约主体与资质审核
核实代理方的合法经营资质是首要步骤。合同中应清晰载明双方的公司全称、统一社会信用代码及法定代表人信息。委托方有权要求代理方出示营业执照、相关执业许可或备案证明。确保代理方具备办理出口退税的专业团队与实操经验，这是服务得以有效履行的基础。
服务内容与范围的精确界定
合同必须详细约定代理服务的具体范围，避免日后产生歧义。这通常包括：
- 退税单证的审核、整理与编制
- 出口退税申报系统的数据录入与申报
- 与税务机关的沟通、配合核查及异常情况处理
- 相关政策的咨询与传达
需明确代理服务是否包含函调协助、备案单证整理、常年税务顾问等延伸服务。同时，注明服务的出口时间段、对应的出口报关单范围。
双方权责的清晰划分
这是合同的核心部分，必须毫无模糊地带。
委托方的主要责任是保证提供所有单证的真实性、合法性、准确性与完整性，并及时提供。因提供虚假、错误单据导致的一切法律责任和损失，应由委托方承担。
代理方的主要责任是在专业范围内勤勉尽责，按时准确完成申报，及时反馈流程进展与政策信息。因其专业操作失误（如数据录入错误、申报逾期）造成的直接损失，应明确其赔偿责任与限度。
服务费用与付款方式的约定
费用条款应明确计费模式，是按单笔退税金额比例、固定服务费还是其他方式计算。需注明费用包含的具体项目，是否有差旅、邮寄等额外支出。付款节点至关重要，常见设计为合同签订后付一部分，退税成功后付清余款。这种将代理方报酬与成功退税挂钩的方式，更能保障委托方利益。
保密条款与合同终止条件
代理方将接触委托方的财务数据、出口信息等商业机密，合同中必须设立严格的保密条款，约定保密内容、期限及违约责任。合同应明确在何种情况下任何一方有权单方终止合同，例如代理方重大过失、委托方长期无法提供合规单证等，并规定合同终止后的资料交接与费用结算程序。
最后，争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）及管辖法院的选择也需明确。建议在签署前，由法务或专业顾问对合同进行审阅。一份稳妥的合同，并非意味着不信任，而是为长期顺畅的合作奠定坚实的规则基础。
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